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新华制药完善采购管理---采购物控部 晁华民

发布时间:2010-05-04    来源:    作者:于海峰
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新华制药完善采购管理

随着市场竞争的不断升级和生产成本的不断上升,企业的利润空间逐渐被压缩,采购管理的重要性逐渐突显。加强采购管理、降低采购成本、向采购要效益逐渐成为企业生存和发展的必然选择。

在2006之前,公司的采购职能是分散的,化工原料、制剂原辅料、包装材料、辅助材料、五金、电器采购隶属于供销储运处(制剂原辅料的采购于2004年由医药贸易部划归),仪器仪表采购隶属于计量管理部,定型设备采购隶属于机动工程部。公司原来的采购管理体制存在如下问题:

1、 采购职能分散,本位主义突出,不利于采购的集中管理;

2、 采购业务分散,难以发挥集中采购的优势,不利于降低采购成本;

3、 采购流程封闭,难以避免暗箱操作,不能做到采购的公开、公正、公平,质次价高的现象较为普遍;

4、 监督职能缺位,难以实现对采购的监督控制。

为加强采购管理,规范采购流程,充分发挥采购作为第三利润源的作用,公司于2005年12月成立了采购物控部,将分散的采购职能整合到采购物控部进行统一管理,包括化工原料、制剂原辅料、设备及仪表、辅助材料四大类物资,采购物控部成为公司生产类物资的专业采购部门。

采购物控部成立以后,采取了一系列的措施,大力进行改革和创新,包括组织机构的变革、采购流程的再造、完善供应商的管理、规范招标比价、市场信息的收集和利用、完善付款管理、实行电子采购、加强采购监控、采购人员的轮换和招聘上岗等,收到了明显的效果。具体表现在以下几个方面:

1、 规范了采购流程,提高了采购工作的效率;

2、 采购计划实现了集体决策,引入了监督制约机制,实现了采购的公开公正和公平,有效避免了人情采购和暗箱操作;

3、 加强了市场信息的指导,确保了采购价格的市场符合性;

4、 电子采购增加了供应商报价的保密性,营造了良好的竞争环境;

5、 实现了采购工作的全程监控,避免了不良采购操作;

6、 提高了采购物资的质量,降低采购成本取得了明显成效,为公司产品质量的提升、生产过程的稳定和经济效益的大幅提升发挥了重要作用。

1. 流程再造,集中采购

公司于2006年对传统的采购管理体制和采购流程进行了改革。

(1)按照分权管理,即计划、执行、控制三权分离的原则,确立了由计划、决策、执行、监督与考核四大模块组成的新的采购管理运行机制。

(2)在组织机构的设计上,突出采购计划的管理,强化定价、定源、定量三项计划职能,成立招标比价小组,对采购数量、价格、供应商等采取集中决策、统一管理。

(3)在决策、监督环节,由公司多个部门包括财务资产部、审计部、法纪部、专业部门、使用单位等共同参与完成,最大限度地避免了个人行为,确保了采购工作的公开、公平、公正。

(4)在采购流程方面,打破了原来由采购人员负责若干品种、包揽整个采购过程的封闭模式,将原来封闭的采购流程分段执行,将采购流程分为采购计划和采购业务两个环节,加强了相互之间的监督和制约。

改革后的采购流程:采购计划人员收集物资采购需求,形成需求计划,通过必联网进行招标询价,供应商投标报价后,价格决策小组进行开标比价,共同讨论确定供应商、数量和价格,采购计划人员根据讨论情况形成正式的采购计划表,下达采购业务人员执行,业务人员完成合同签订、进货手续办理等具体的物资采购业务。为避免不良采购操作及工作失误,在物资采购全过程进行监控。变革后的采购流程如下图。

2. 招标比价,程序管理

集体决策是避免个人行为的有效方式。为实现采购的集体决策,公司对招标比价制定了具体规定,设置招标比价小组,由采购部物控部有关人员、有关职能部门的人员、随机抽取的专家库人员、使用单位的代表和职工代表等组成,对供应商的投标和报价进行集中讨论,综合考虑价格、质量、服务、交货期、使用单位的使用要求等因素,选择最适合的供应商。

公司制定了采购管理程序和采购管理标准,采购物控部内部制定了采购管理规定,明确了对采购计划、招标比价、合同、业务执行、付款、验收、新增供应商等环节的具体要求,使采购工作进一步规范化、标准化、流程化。

3. 电子采购,规范高效

2006年,公司通过必联采购网搭建了新华网上采购平台,实现网上招标报价和电子采购,并借助该平台提高了采购管理水平。网上采购的施行,新华在全国医药行业是第一家。

传统的采购方式存在很多弊端,比如,手工操作、效率低下、容易泄漏报价情况等。电子采购的应用在规范采购操作、减少采购计划员手工工作量、提高采购计划的效率、减少商业秘密的泄漏、确保采购的公开公正公平、维护良好的竞争环境、进一步降低采购成本和费用等方面取得明显成效,实现了对传统采购手段、方式、方法的改革创新。

电子采购的流程如下:

(1)发布招标比价信息。采购计划员按照公司下达的月度产品产量计划,利用公司ERP系统计算出每种原料的需求量,制作采购需求计划,在新华制药采购网上制作采购项目并发布招标或报价公告,新华采购网自动以短信的方式通知供应商招标或报价。

(2供应商进行投标或报价。供应商接到短信通知后,即可进行网上投标报价,可直接上传投标文件或提交报价表,完成报价过程。在投标报价截止前,供应商可随时调整价格,除本供应商外,任何人将无法得到该供应商的报价资料,投标截止后,任何人将无法再调整报价。

(3)开标、比价、议价。到了既定的截止时间,由专人截标并解密,此时所有供应商的投标或报价情况处于可见状态。采购计划员将自动形成的供应商投标报价表打印,公司决策小组召开开标比价会进行开标、比价、议价。

(4)项目归档。采购计划人员将开标比价会的讨论结果录入新华采购网,并将该采购项目归档,采购网自动以短信的方式通知供应商采购价格和数量,供应商即可准备供货。

(5)监督检查。项目归档后,招标报价情况和比价结果将长期存储,可随时进行检查核实、追踪和价格查询。

(6)合同、协议管理可以手工录入合同在采购网上传递,也可以根据采购定价项目的中标结果直接生成合同。

(7)订单协同。新华采购网提供了一整套订单协同的功能,包括订单、收货、退货等的流程,可在网上向供应商下订单,并跟踪订单的执行情况

(8)采购统计。通过新华采购网,可以对供应商报价的历史纪录、订单响应、送货及时率、货物合格率、交易数据等进行自动统计,为采购决策提供强有力支持。

(采购物控部 晁华民)

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